ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN GÒ VẤP TRƯỜNG BỒI DƯỠNG GIÁO DỤC TẬP HUẤn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo thông tư 01/2011/tt-bnv Gò Vấp, ngày 03 tháng 10 năm 2018

CÁC LOẠI VĂN BẢN HÀNH CHÍNH THƯỜNG SỬ DỤNG TRONG CƠ QUAN Quyết định (QĐ) Quy chế (QC) Thông báo (TB) Chương trình (CTr) Kế hoạch (KH) Báo cáo (BC) Biên bản (BB) Tờ trình (TTr) Giấy biên nhận hồ sơ (BN) Phiếu gửi (PG) Phiếu chuyển (PC) Giấy giới thiệu (GT) Giấy mời (GM) Công văn (Văn bản không có tên gọi)

ĐỊNH DẠNG TRANG GIẤY: 20-25 mm Khổ giấy: A4(210x297mm) Khổ giấy: A5(1/2A4) Giấy giới thiệu, Giấy biên nhận hồ sơ, Phiếu gửi, Phiếu chuyển 15-20mm 30-35 mm Lề trên, dưới: 2025mm Lề phải: 1520mm Lề trái: 3035mm Font chữ Tiếng Việt Bộ mã ký tự: Unicode Font: Times New Roman 20-25 mm

Size: 12-13 IN HOA Đứng,Đậm Size: 13-14 In thường Đứng, Đậm YẾU TỐ 1: QUỐC HIỆU 15-20 mm 20-25 mm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Size: 12-13 IN HOA Đứng,Đậm Đường kẻ ngang, nét liền (không dùng under line) Dài bằng dòng 2, Cách 1 khoảng Size: 13-14 In thường Đứng, Đậm (dùng gạch nối, viết hoa từ đầu của mỗi cụm từ)

YẾU TỐ 2: Tên CQ, TC ban hành VB 20-25 mm UBND QUẬN GÒ VẤP TRƯỜNG TIỂU HỌC AN HỘI 30-35 mm Đường kẻ ngang, nét liền: Dài bằng 1/31/2 độ dài dòng chữ cơ quan ban hành VB và cách 1 khoảng Tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp Size: 12-13; IN HOA;Đứng Tên cơ quan tổ chức (không được viết tắt) Size: 12 -13 IN HOA Đứng; Đậm

YẾU TỐ 3: Số & ký hiệu văn bản 20-25 mm UBND QUẬN GÒ VẤP TRƯỜNG TIỂU HỌC AN HỘI Số: 123/THAH 30-35 mm Số: 124/TB-THAH VB có tên gọi: - Sau số VB là viết tắt “tên VB” Sau tên VB là dấu “-” và viết tắt tên CQ ban hành VB - Không khoảng trắng Công văn: - Sau số VB là / Sau / là viết tắt tên CQ ban hành VB; - Liên tục, không khoảng trắng Số: 124/QĐ-THAH Canh giữa, Size: 13; In thường, đứng, không đậm, không để năm ban hành (VB QPPL mới để năm ban hành)

YẾU TỐ 4: Địa danh, ngày tháng năm ban hành VB 15-20 mm 20-25 mm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Gò Vấp, ngày 15 tháng 4 năm 2018 Gò Vấp, ngày 24 tháng 02 năm 2018 Gò Vấp, ngày 26 tháng 01 năm 2018 Canh giữa Size: 13-14 In thường, nghiêng

YẾU TỐ 5a (VB có tên) Tên VB và trích yếu nội dung 15-20 mm 20-25 mm CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Gò Vấp, ngày 24 tháng 8 năm 2018 GHI CHÚ Nếu là công văn (không có tên văn bản): Trích yếu nội dung nằm dưới “Số và ký hiệu văn bản” - YẾU TỐ 5B QUYẾT ĐỊNH Về việc phân công nhiệm vụ năm học 2018-2019 ______________________________________ Trích yếu nội dung VB cách tên VB 1 dòng đơn Size 14; In thường Đứng,Đậm Có gạch dưới 1/31/2 Dòng chữ trích yếu Cỡ 14; IN HOA Đứng, Đậm (Xem phụ lục 1 tên gọi văn bản)

YẾU TỐ 5b: Trích yếu ND Văn bản (Công văn) 20-25 mm UBND QUẬN GÒ VẤP TRƯỜNG TIỂU HỌC AN HỘI Số: 123/THAH 30-35 mm V/v đề nghị hỗ trợ tập huấn PCCC V/v đề nghị phê duyệt kế Hoạch tổ chức cho học sinh lớp 2, 3 Đi tham quan ngoại khóa V/v đề nghị phê duyệt kế hoạch tổ chức Ngày truyền thống trường - Canh giữa; cách số, ký hiệu VB 6pt - Cỡ: 1213, in thường, đứng; - Tóm tắt ý chính - Trường hợp này là sai

YẾU TỐ 9b: Nơi nhận VB (CV/ Tờ trình) Yếu tố 9a: Nơi nhận VB (có tên gọi) 20-25 mm UBND QUẬN GÒ VẤP TRƯỜNG TIỂU HỌC AN HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 30-35 mm Số: 05/THAH Gò Vấp, ngày 15 tháng 12 năm 2018 Số: 01/QĐ-THAH V/v đề nghị phê duyệt kế hoạch tổ chức cho học sinh tham quan ngoại khóa Kính gửi: Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Gò Vấp. 15-20 mm Gửi nhiều nơi: Chữ Kính gửi viết riêng 1 dòng; Gạch đầu dòng trước mỗi nơi gửi, cuối dòng có chấm phẩy Nơi nhận cuối, dùng dấu chấm Cỡ: 14, in thường, đứng; Không đậm, không gạch dưới NỘI DUNG VĂN BẢN (YẾU TỐ 6) Kính gửi: - Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp; - Ban Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo. Gửi 1 nơi: Chữ Kính gửi không gạch dưới, không viết “gởi” Cỡ: 14, in thường, đứng; Không đậm QUYẾT ĐỊNH Về việc phân công nhiệm vụ CB, CV, NV năm học 2018-2019 _____________________ Cỡ: 11, in thường, đứng Gạch đầu dòng. Sau mỗi dòng “;”. Lưu: Cuối cùng “chấm” Cỡ: 12, in thường, nghiêng, đậm, có dấu “:” Không gạch chân Nơi nhận: BGH; Các tổ CM; - Tổ VP; Lưu: VT.. - Như trên; - Lưu:VT, TPT.

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CHỨC VỤ, HỌ TÊN NGƯỜI KÝ 20-25 mm UBND QUẬN GÒ VẤP TRƯỜNG TIỂU HỌC AN HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 30-35 mm Số:……./THAH Gò Vấp, ngày 02 tháng 10 năm 2018 V/v đề nghị phê duyệt kế hoạch tổ chức cho học sinh tham quan ngoại khóa Kính gửi: Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Gò Vấp. 15-20 mm NỘI DUNG VĂN BẢN (YẾU TỐ 6) HIỆU TRƯỞNG Cỡ: 1314 IN HOA, đứng, đậm Cỡ: 1314 IN thường, đứng, đậm Nơi nhận: - Như trên; - Lưu:VT. CHỮ KÝ Phan Thúy Trang

Lưu ý: Nếu Phó Hiệu trưởng ký: Ký tên: TUQ. HIỆU TRƯỞNG P. HIỆU TRƯỞNG Nếu Phó Hiệu trưởng ký: Ký tên: - Người lập văn bản ký góc trái cuối văn bản - Thủ trưởng ký cuối góc phải và đóng dấu KT. HIỆU TRƯỞNG P. HIỆU TRƯỞNG KT. HIỆU TRƯỞNG PHÓ HIỆU TRƯỞNG TM. HIỆU TRƯỞNG P. PHÓ HIỆU TRƯỞNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc CHỨC VỤ, HỌ TÊN NGƯỜI KÝ 20-25 mm UBND QUẬN GÒ VẤP TRƯỜNG TIỂU HỌC AN HỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc 30-35 mm Số:……./THAH Gò Vấp, ngày 02 tháng 10 năm 2018 V/v đề nghị phê duyệt kế hoạch tổ chức cho học sinh tham quan ngoại khóa Kính gửi: Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Gò Vấp. 15-20 mm NỘI DUNG VĂN BẢN (YẾU TỐ 6) HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Như trên; - Lưu:VT. CHỮ KÝ Phan Thúy Trang

Những yêu cầu cơ bản về nội dung văn bản hành chính: Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng. Phù hợp với đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng; phù hợp với quy định của pháp luật. Các QPPL, các quy định hay các vấn đề, sự việc phải được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, chính xác. Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu. Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được giải thích trong văn bản.

Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng. Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau từ, cụm từ đó. Việc viết hoa được thực hiện theo quy tắc chính tả tiếng Việt (Phụ lục VI) Khi viện dẫn lần đầu VB có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu VB; ngày, tháng, năm ban hành VB và tên CQ, TC ban hành VB, trích yếu nội dung VB (trừ trường hợp đối với Luật và Pháp lệnh); trong các lần viện dẫn tiếp theo, chỉ cần ghi tên loại và số, ký hiệu của VB đó.

Viện dẫn lần đầu trong văn bản: VD: Viện dẫn lần đầu trong văn bản: Căn cứ Quyết định số 123/QĐ-GDĐT ngày … tháng … năm 2018 của Phòng Giáo dục và Đào tạo quận Gò Vấp về việc thành lập Đoàn kiểm tra công tác chính trị tư tưởng năm học…. ; Viện dẫn lần sau: Căn cứ Quyết định số 123/QĐ-PGDĐT

Những yêu cầu cơ bản về nội dung văn bản hành chính: Cỡ chữ: 1314 Xuống dòng lùi vào từ 11,27cm (1 default tab) Khoảng cách giữa các đoạn văn: 6pt (định dạng bằng paragraph) Khoảng cách giữa các dòng (line spacing) tối thiểu từ dòng đơn (single line spacing) hoặc 1517pt (exactly line spacing), tối đa là 1,5 dòng. Nội dung được phân chia thành: Phần, Mục, Khoản, Điểm.

Nội dung của Phần: canh giữa; Kiểu chữ IN HOA, ĐỨNG, ĐẬM, 20-25 mm UBND QUẬN GÒ VẤP PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA ViỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Phần: Kiểu chữ in thường, đứng, đậm, canh giữa; Số thứ tự của phần dùng chữ số La Mã (I, II, III…) Điểm: in thường, đứng, không đậm, viết trên 1 dòng riêng, cuối dòng không dùng chấm câu “.” hoặc hai chấm “:” Lưu ý: a) không sử dụng a. 30-35 mm Số:123/QC-GDĐT Gò Vấp, ngày 01 tháng 10 năm 2018 Nội dung của Phần: canh giữa; Kiểu chữ IN HOA, ĐỨNG, ĐẬM, Tiêu đề của mục: IN HOA, ĐỨNG, ĐẬM, cuối tiêu đề không dùng dấu chấm “.” hoặc dấu hai chấm “:”; Lùi vào lề 1 default tab Khoản: in thường, đứng, đậm, viết trên 1 dòng riêng, cuối dòng không dùng chấm câu “.” hoặc hai chấm “:” QUY CHẾ Dân chủ trong các hoạt động của cơ quan 15-20 mm Phần I DÂN CHỦ TRONG NỘI BỘ CƠ QUAN I. TRÁCH NHIỆM CỦA THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ 1. Điều hành hoạt động của cơ quan a) Phân công nhiệm vụ - ……………………………………………………………………………………….. b) Chế độ hội họp 2. Phối hợp hoạt động với các đoàn thể trong cơ quan a) b) III. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁN BỘ CÔNG CHỨC TRONG ĐƠN VỊ TRƯỞNG PHÒNG Nơi nhận: - Các tổ CM; - Lưu:VT. CHỮ KÝ Nguyễn Thanh Thủy

- Cuối văn bản phải dùng dấu chấm hết “. / - Cuối văn bản phải dùng dấu chấm hết “./.” và không dùng cụm từ “Trân trọng cảm ơn Kính chào đoàn kết và xây dựng!” Thành thật cám ơn và trân trọng kính chào!... Trân trọng kính trình! Trân trọng cám. …

ĐÁNH SỐ TRANG: Vị trí đánh số trang: Góc phải phía dưới (footer) Cỡ: 13, 14. Kiểu chữ đứng, không đậm. Không đánh số trang thứ nhất (chỉ đánh số bắt đầu từ trang 2).

QUY ĐỊNH VỀ VIẾT HOA Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của một câu hoàn chỉnh: Sau dấu chấm câu (.); sau dấu chấm hỏi (?); sau dấu chấm than (!); sau dấu chấm lửng (…); sau dấu hai chấm (:); sau dấu hai chấm trong ngoặc kép (: “…”) và khi xuống dòng. 2. Viết hoa chữ cái đầu âm tiết thứ nhất của mệnh đề sau dấu chấm phẩy (;) và dấu phẩu (,) khi xuống dòng. Ví dụ: Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001; Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Nội vụ và Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ.

QUY ĐỊNH VỀ VIẾT HOA Tên người. VD: Nguyễn Thị An - Tên hiệu, tên gọi nhân vật lịch sử: Vua Hùng, Bà Triệu, Cụ Hồ… 2. Tên địa lý: Viết hoa chữ cái đầu của các âm tiết tạo thành tên riêng và không dùng gạch nối. VD: thành phố Biên Hòa, tỉnh Đồng Nai, quận Gò Vấp… Danh từ chung kết hợp số, tên người, tên sự kiện lịch sử. VD: Quận 12, Phường Điện Biên Phủ, Thành phố Hồ Chí Minh,… Viết hoa đặc biệt: Thủ đô Hà Nội

QUY ĐỊNH VỀ VIẾT HOA Tên địa lý được cấu tạo giữa danh từ chung chỉ địa hình (sông, núi, vũng, lạch…) với danh từ riêng 1 âm tiết. VD: Cửa Lò, Vũng Tàu,… Danh từ chung chỉ địa hình đi liền với danh từ riêng. Chỉ viết hoa danh từ riêng. VD: vịnh Hạ Long, sông Vàm Cỏ,… 3. Tên cơ quan, tổ chức: Viết hoa chữ cái đầu của các từ, cụm từ chỉ loại hình cơ quan, tổ chức, chức năng, lĩnh vực hoạt động. VD: Ủy ban nhân dân quận Gò Vấp, Phòng Giáo dục và Đào tạo Quận 3, Trường Trung học cơ sở Nguyễn Văn Trỗi, Hội Khuyến học…

QUY ĐỊNH VỀ VIẾT HOA 7. Các trường hợp khác: Tên các huân, huy chương, danh hiệu. VD: Nhà giáo Ưu tú, Nhà giáo Nhân dân,… Tên chức vụ, học vị. VD: Tổng Giám đốc, Phó Trưởng phòng,… 8. Danh từ chung đã riêng hóa: Bác, Người (chỉ Chủ tịch Hồ Chí Minh), Đảng (chỉ Đảng Cộng sản Việt Nam),… 9. Tên các ngày lễ, ngày kỷ niệm: Viết hoa chữ cái đầu của âm tiết tạo thành tên gọi ngày lễ, ngày kỷ niệm. VD: ngày Quốc khánh 2/9, ngày Quốc tế Lao động 1/5,…

QUY ĐỊNH VỀ VIẾT HOA 10. Tên các sự kiện lịch sử, triều đại. Viết hoa chữ cái đầu tên sự kiện và con số chỉ mốc thời gian VD: Cách mạng tháng Tám, Triều Lý,… 11. Tên các loại văn bản. Viết hoa chữ cái đầu trong trường hợp nói đến 1 VB cụ thể. VD: Quyết định số 123/…, Nghị quyết 44/…, Khoản 1, Điều 5 Luật Giao dịch điện tử 12. Tên tác phẩm, sách báo. VD: báo Thanh niên, báo Khăn quàng đỏ, tạp chí Cộng sản…

QUY ĐỊNH VỀ VIẾT HOA 13. Tên các ngày tiết, ngày tết: viết hoa chữ cái đầu của âm tiết thứ nhất tạo thành tên gọi: VD: năm Mậu Tuất, tết Đoan ngọ, Tết (thay cho 1 cái tết cụ thể), thứ Ba, tháng Bảy, mùa Hè,… * Tên các ngày trong tuần, tháng trong năm:: Viết hoa chữ các đầu của âm tiết chỉ ngày, tháng trong trường hợp không dùng chữ số: thứ Hai, thứ Tư, tháng Năm… 14. Tên gọi các tôn giáo, giáo phái, ngày lễ tôn giáo VD: Nho giáo, Thiên Chúa giáo, đạo Thiên Chúa, đạo Tin Lành, lễ Phục sinh, lễ Phật đản…

MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP SAI SÓT THƯỜNG GẶP - Trích yếu nội dung văn bản: Đôi khi chưa thể hiện sát nội dung văn bản Viết hoa sai: … Quận Gò Vấp…, … trường mầm non Hoa Lan…, thành phố Hồ Chí Minh, Tp.HCM, Phòng Giáo Dục,… Bỏ sai dấu Tiếng Việt: hoà, Hùynh, mắc lổi, sửa chửa, đội ngủ, học bỗng… Ghi tên cơ quan đơn vị sai. VD: Phòng Giáo dục quận Gò Vấp, Sở Giáo dục,

MỘT SỐ TRƯỜNG HỢP SAI SÓT THƯỜNG GẶP Nội dung văn bản sử dụng chữ nghiêng, đậm không theo quy định. Địa danh, ngày tháng viết cuối trang văn bản. Viết ngày tháng sai: …ngày 1 tháng 1… - Viết tắt không đúng quy định. Đánh số trang sai vị trí. Tên gọi văn bản sai: VD: BIÊN BẢN KIỂM TRA BIÊN BẢN HỌP BÁO CÁO TỔNG KẾT KẾ HOẠCH HOẠT ĐỘNG