Bản thuyết trình đang được tải. Xin vui lòng chờ

Bản thuyết trình đang được tải. Xin vui lòng chờ

Phần 3 Các giai đoạn quản lý dự án

Các bản thuyết trình tương tự


Bản thuyết trình với chủ đề: "Phần 3 Các giai đoạn quản lý dự án"— Bản ghi của bản thuyết trình:

1 Phần 3 Các giai đoạn quản lý dự án

2 Thực thi và kiểm soát Mục đích thực thi
Cung cấp định hướng dự án Thực hiện các hoạt động và nhiệm vụ theo kế hoạch Quản lý truyền thông dự án Tạo ra các sản phẩm Áp dụng các kiến thức và quy tắc quản lý 2

3 Các nhiệm vụ và hoạt động chính
Liên lạc với tất cả các bên liên đới trong cơ cấu và định dạng đã phê duyệt Đưa tài nguyên vào hoạt động trong phần nhiệm vụ vạch ra ở kế hoạch công việc Thực hiện chỉ huy và kiểm soát dự án Đảm bảo chất lượng sản phẩm Trao thẩm quyền và trách nhiệm 3

4 Các nhiệm vụ và hoạt động chính
Chỉ đạo mọi hoạt động Thuê nhân công Đào tạo Giám sát Ủy quyền Huấn luyện Điều phối 4

5 Các nhiệm vụ và hoạt động chính
Thực hiện các chức năng kiến thức lĩnh vực chính và các hoạt động lặp lại liên tục thông qua việc hoàn thiện dự án Quản trị tích hợp (lập kế hoạch) Quản lý phạm vi Quản lý thời gian Quản trị nhân lực Quản lý chi phí Quản lý rủi ro 5

6 Các nhiệm vụ và hoạt động chính
Khuyến khích trách nhiệm Mong đợi những kết quả tích cực Đảm bảo thỏa mãn những cam kết về thời gian và tiến độ Không từ bỏ kế hoạch Thu thập những cố gắng thực sự để hoàn thành nhiệm vụ Theo dõi tiến độ 6

7 Phiên khởi động Định nghĩa…
Vạch ra những kỳ vọng dự án cho khách hàng và nhóm tư vấn Đây là sự kiện diễn ra 1 lần trong quá trình thực thi dự án Mục tiêu… Cho phép đội dự án đặt dự án vào trong hoàn cảnh môi trường làm việc của họ Thống nhất, làm rõ kỳ vọng, phạm vi, kết quả, mốc thời gian Cho phép đội dự án xây dựng một mối quan hệ tốt ngay từ khi bắt đầu dự án Quy trình… Xem xét lại nội dung và các điểm thảo luận với chủ trợ dự án (viết ra nếu cần thiết) Mời và yêu cầu mọi người trong đội dự án tham gia Thiết lập tần suất họp, tần suất tập huấn và hạn chót.

8 Phiên khởi động – Mẫu Nội dung
Nhận biết những yếu tố chính để thành công Hiểu mục tiêu dự án Xem xét lại điều lệ dự án Hiểu phương pháp giải quyết Nhận diện tổ chức dự án Xem xét tổng quan các mốc thời gian dự án Xác định các bước tiếp theo Xem xét lại các tài liệu hỗ trợ Hỏi và trả lời Chia ra thành các nhóm làm việc November 10, 2019

9 Báo cáo tình trạng theo tuần
Định nghĩa… Thông tin hàng tuần về dự án tới các bên liên đới và thành viên đội dự án Mục tiêu… Để cải thiện thông tin liên lạc về tiến độ dự án Quy trình… Cập nhật hàng tuần sử dụng mẫu báo cáo tình trạng Cập nhật tiến độ Nhiệm vụ tiếp theo Vấn đề cần quan tâm Hoạt động của khách hàng và kết quả Công việc ngoài phạm vi Đúng lịch trình và ngân sách

10 Báo cáo tình trạng theo tuần
Ghi chép mọi thảo luận, quyết định, hành động thực thi và kết quả Báo cáo rắc rối/vấn đề sớm (đưa ra và gia tăng) Gửi tới khách hàng, chủ nhiệm dự án, đội dự án, nhân viên kỹ thuật và những bên liên đới khác.

11 Ghi chú và nội dung họp Định nghĩa…
Một công cụ để tổ chức họp và sắp xếp những ghi chú của cuộc họp đó Mục đích… Cung cấp cấu trúc cho cuộc họp và định hướng triển khai Quy trình… Có được 1 mẫu chuẩn từ SharePoint Sử dụng để ghi chú và chỉ định nhiệm vụ triển khai

12 Kiểm soát Mục đích kiểm soát Theo dõi tiến độ Đảm bảo chất lượng
Quản lý yêu cầu thay đổi Đánh giá chuẩn đo Thực hiện thay đổi và cải tiến khi thích hợp

13 Tầm quan trọng của theo dõi tiến độ
Cung cấp cơ sở để ra quyết định cho dự án Cho phép định lượng tiến độ Cần thiết để thu thập thông tin về tình trạng dự án Xác định sớm rủi ro Phát hiện vấn đề sớm

14 Tầm quan trọng của theo dõi tiến độ
Cung cấp cơ sở để điều chỉnh và thay đổi dự án: Nhiệm vụ kế hoạch dự án Giả định và đối phó Ước tính Thủ tục thông tin liên lạc Quá trình quản lý vấn đề hoặc thay đổi Giảm thiểu rủi ro Yêu cầu

15 Theo dõi thời gian Theo dõi chi phí
Đội dự án ghi lại chính xác thời gian trong hệ thống theo dõi thời gian Xem xét dự án với hệ thống tính giờ nội bộ, hóa đơn và chi tiêu Theo dõi giờ, chi tiêu và chi phí trong bảng theo dõi ngân sách Theo dõi thực tế với kế hoạch Báo cáo biến động với chủ nhiệm dự án Ghi chú trong Báo cáo tình trạng Không “mập mờ” Tính toán từng giờ một Thời gian thực tế sẽ đưa ra những dự báo tương lai và tạo ra sự tự chủ liên tục

16 Chọn dữ liệu chính để theo dõi tiến độ
Sau đây là cách tốt nhất để thu thập dữ liệu nhằm theo dõi tiến độ dự án: Tham gia vào dự án Lên lịch gặp trực tiếp từng người một để thu thập nhiều quan điểm khác nhau về tiến độ Thu thập phần trăm hoàn thành mỗi nhiệm vụ dự án hàng tuần Sử dụng các phép đo cụ thể từ PMBOK (kiến thức quản lý dự án) và độ nghiêng 6 xích ma Tiến hành các cổng giai đoạn đã thống nhất Thu thập các chuẩn đo bổ sung, đã được thủ tục quản lý chất lượng xác định

17 Theo dõi để hỗ trợ việc ra quyết định
Phân tích chuẩn đo và đánh giá tác động của biến động tới: Chi phí Thời gian và lịch trình Chất lượng sản phẩm Nguồn lực So sánh dự báo với thực tế Nỗ lực Lịch trình công việc

18 Theo dõi để hỗ trợ việc ra quyết định
Chuyển những dữ liệu chuẩn đo thành tiền khi có thể Chi phí chất lượng Chi phí đã có cho các biến cụ thể Đóng góp lợi nhuận Tiết kiệm chi phí Đánh giá chủ quan về cải tiến

19 Theo dõi để có biện pháp khắc phục
Đánh giá cơ chế để cải tiến dựa trên thông tin thu thập được Đánh giá tác động của việc hoàn thành nhiệm vụ sớm và muộn tới kế hoạch công việc Có điều chỉnh sử dụng truyền thông và thủ tục kiểm soát thay đổi về phạm vi Ghi lại mọi sai lệch để sử dụng: Báo cáo tình trạng Thử nghiệm Dự báo tương lai Báo cáo định kỳ hoặc theo yêu cầu Nhấn mạnh những thành công chính Đưa ra cung cách làm việc mới và tốt nhất

20 Bài tập nhóm Đội dự án nên xem lại những sự kiện của dự án, tiếp tục từ Bài tập Kế hoạch, sử dụng mẫu đã cung cấp. Điền vào bảng Thực tế và cập nhật Dự báo – làm và ghi chú mọi giả định bạn cần để hoàn thành bài tập.

21 Bài tập nhóm Cán bộ quản lý dự án và Chủ nhiệm dự án của bạn thực tế sử dụng số giờ (160&16 theo thứ tự) theo đúng kế hoạch trong tháng đầu tiên của dự án. Nhưng do vấn đề nảy sinh, 4 tư vấn viên sử dụng lần lượt 130,135,100 và 145 giờ thực tế. Hơn nữa, tư vấn viên số 4 báo cáo rằng quy trình chỉ định cho mình phức tạp hơn nhiều so với suy nghĩ ban đầu, do đó bên cạnh việc chậm lịch trình, anh ta sẽ cần thêm 2 tuần để nghiên cứu. Cập nhật bản theo dõi ngân sách để phản ánh những sự kiện này. Đừng quên rằng Quản lý dự án và Chủ nhiệm phải tiếp tục làm việc khi tư vấn viên làm việc.

22 Mẫu trả lời Tháng 1 2 3 4 5 6 Tên Tháng 8 9 10 11
Thời gian làm việc/giai đoạn Pha: Phạm vi và khám phá Tư vấn viên 1 Dự báo Thực tế 0.00 160.00 30.00 130.00 Tư vấn viên 2 25.00 135.00 Tư vấn viên 3 0/00 20.00 100.00 Tư vấn viên 4 55.00 145.00 Quản lý dự án Chủ nhiệm dự án 6.00 16.00 Tổng số pha 816.00 191.00 686.00

23 Mẫu trả lời Giả định rằng số giờ không dùng đến phải được cộng vào cuối lịch trình Giả định rằng phát sinh 80 giờ cho tư vấn viên số 4 do tính phức tạp của quy trình Giả định rằng số giờ của Quản lý và Chủ nhiệm dự án được kéo dài cho cân xứng

24 Bài tập: Biến động trong ngân sách
Dự án theo giờ Ngân sách (theo đầu việc) Thực tế (qua ngày tháng XX/XX) Dự báo Chi phí dự báo Biến động Giờ Ngân sách Phí Pha: Phạm vi và phát hiện 3,184 $ 602,000 686.00 0.00 $ 131,250 $ 2,639.00 $499,375 3,325 $630,625 (141) $ (28,625) Pha: Giải pháp và Thiết kế - Pha: Cấu hình và xây dựng Pha: di chuyển và kiểm tra Tổng giờ dự án $602,000 $131,250 3,325.00 $(28,625)

25 Yêu cầu thay đổi phạm vi Định nghĩa
Phạm vi đề cập tới tất cả các công việc liên quan đến việc tạo ra sản phẩm của dự án và quy trình tạo ra chúng Quản lý phạm vi dự án bao gồm những quy trình liên quan đến việc xác định và kiểm soát những gì có và không có trong 1 dự án. Mục đích Tạo ra 1 tài liệu để đảm bảo rằng mọi sự thay đổi đều được bên liên đới chấp thuận Duy trì 1 biên bản rõ ràng và chính xác về những thay đổi xảy ra trong chu trình của dự án

26 Yêu cầu thay đổi phạm vi Quy trình Chuẩn bị Yêu cầu thay đổi phạm vi
Xem xét thay đổi Chấp nhận thay đổi Xem xét của cán bộ Quản lý dự án Điều chỉnh kế hoạch dự án (kế hoạch công việc, lịch trình, ngân sách) Những bổ sung vào phạm vi dự án cần được bổ sung vào SOW (statement of work- biên bản làm việc) và được khách hàng đồng ý.

27 Mẫu đồng thuận của khách hàng
Định nghĩa… Văn bản hóa việc chấp nhận 1 kết quả Mục đích… Chính thức công nhận việc hoàn thành 1 kết quả Quy trình… Xem xét chính thức kết quả với khách hàng Đạt được đồng thuận Lưu giữ văn bản đồng thuận

28 Nhật ký quản lý rủi ro và vấn đề
Định nghĩa… Vấn đề: một hạng mục chưa được giải quyết, cần sự chú ý bởi có thể gây ra lộn xộn hoặc bất đồng. Rủi ro: khả năng xảy ra một sự kiện tiêu cực (mối đe dọa) hoặc tích cực (cơ hội) Kế hoạch quản lý rủi ro là 1 nỗ lực chủ động để nhận diện và quản lý những sự kiện nội bộ và mối đe dọa bên ngoài tác động tới sự thành công của 1 dự án Mục đích… Giảm thiểu rủi ro dự án bằng cách xác định và sớm chỉ ra những vấn đề trong dự án Xây dựng tín nhiệm với khách hàng bằng cách chủ động đưa ra những giải pháp tiềm năng Quy trình… Sử dụng nhật ký theo dõi vấn đề để báo cáo Nhật ký Quản lý rủi ro Xác định>Phân loại>Định lượng hóa>Đặt kế hoạch giảm thiểu>Thực thi giảm thiểu

29 Kết thúc dự án - mục tiêu Hoàn thiện mọi hoạt động để chính thức đóng dự án hoặc 1 pha của dự án Hoàn thành và giải quyết mỗi hợp đồng (bao gồm giải pháp cho mỗi hạng mục mở) Kết thúc mỗi hợp đồng áp dụng cho dự án hoặc pha dự án Chuyển đổi sang môi trường hoạt động Xem xét quy trình dự án, sản phẩm và kết quả Đạt được sự chấp nhận của khách hàng Kết thúc công việc hành chính (tài chính, hợp đồng…) Thu được tài sản trí tuệ và cách làm việc tốt nhất Thiết lập chuẩn đo cho quá trình kiểm soát tiếp theo

30 Kết thúc dự án - mục tiêu Giữ văn bản dự án để cho vào thư viện kiến thức quản lý Xây dựng trên mối quan hệ thiết lập với khách hàng Đảm bảo những bài học rút ra được ghi nhận để sử dụng trong tương lai Đảm bảo sự chuyển giao chính xác về giải pháp để hỗ trợ tổ chức

31 Kết thúc – những điều xem xét
Kết thúc dự án thường khó hơn bắt đầu dự án Nguồn lực và sự lãnh đạo để hoàn thành và bàn giao thường là những tài nguyên khác so với những nguồn lực trong các giai đoạn sớm của chu trình dự án Xác định và tán dương thành công, chia sẻ lời khen Trách nhiệm của cán bộ quản lý dự án bao gồm tìm kiếm và đảm bảo cơ hội có khách hàng mới

32 Kết thúc – những điều cần xem xét
Lịch trình có thể bị tác động bởi sự chậm trễ của công việc do quan ngại về tài nguyên, thiếu động lực, tìm kiếm công việc hoặc từ bỏ sớm. Định nghĩa rõ kết quả và ký đồng thuận cho mỗi kết quả là cách để đảm bảo khách hàng đồng ý rằng dự án đã hoàn thành và đã đạt được các cam kết trong hợp đồng Đóng hệ thống kế toán

33 Các nhiệm vụ và hoạt động chính
Các nhiệm vụ và hoạt động kết thúc bao gồm: Hoàn thiện và chuyển giao tài liệu, hồ sơ, sản phẩm và thông tin liên quan đến trực tiếp dự án Xem xét sản phẩm Có sự kiện rõ ràng báo hiệu sự hoàn thành của dự án Sắp xếp các hoạt động bán xung quanh dự án tiếp theo Chuẩn bị cho và thực hiện tổng kết hậu dự án Xem xét và đóng hợp đồng Hủy bỏ hoặc bàn giao thỏa thuận bên thứ 3

34 Các nhiệm vụ và hoạt động chính
Bao gồm: Chuyển giao thủ tục truyền thông tới môi trường hỗ trợ Hoàn thành giao dịch tài chính cuối cùng và báo cáo Đóng hệ thống kế toán Hoàn thành báo cáo hiệu suất cá nhân và bàn giao nguồn lực

35 Các nhiệm vụ và hoạt động chính
Lưu lại hoặc chuyển tiếp tới kho kiến thức Có sự tuyên bố thành công của khách hàng Xin khách hàng cho thư giới thiệu tích cực để phục vụ cho các dự án trong tương lai Cảm ơn khách hàng và tổ chức ăn mừng

36 Kế hoạch chuyển giao tri thức
Định nghĩa… Một kế hoạch bàn giao công việc và vai trò hỗ trợ cho khách hàng khi kết thúc một cam kết. Mục đích… Cung cấp cho khách hàng và đội ngũ hỗ trợ thông tin cần thiết để chuyển giao một cách suôn sẻ Quy trình… Cung cấp cho đội ngũ khách hàng (hoặc đội ngũ bảo trì của khách hàng) tất cả thông tin cần thiết để chuyển giao mối quan hệ (kế hoạch dự án, quy trình, kết thúc dự án, thông tin liên hệ của khách hàng, hợp đồng ủy quyền…) Phổ biến kế hoạch chuyển giao và lịch trình cho khách hàng

37 Tóm tắt dự án Định nghĩa…
Một văn bản tổng hợp mọi hoạt động đã hoàn thành ở tất cả các pha của dự án Mục đích… Xác nhận với khách hàng rằng những cam kết như trong hợp đồng đã được hoàn thành và để chính thức kết thúc dự án và chuyển giao dự án đã hoàn thiện hoặc bị hủy bỏ tới đội dự án thích hợp (ví dụ, Bảo trì và Hỗ trợ)

38 Kết thúc danh sách công việc (SOW)
Tóm tắt dự án Kết thúc hành chính Kết thúc danh sách công việc (SOW) Xác nhận rằng tiêu chuẩn kết thúc đã được đáp ứng Thu thập biên bản dự án Phân tích thành công hay thất bại của dự án Lên lịch 1 cuộc họp cuối cùng với chủ dự án, các bên liên đới, đội dự án và Chủ nhiệm dự án (thường được tổ chức tại địa điểm của khách hàng) Chuẩn bị 1 báo cáo để chuyển giao sản phẩm của dự án tới khách hàng/đại diện cho đội bảo trì Lưu trữ thông tin dự án để sử dụng trong tương lai Giải quyết và chấm dứt thỏa thuận đi kèm với dự án và mọi tài liệu chấm dứt hành chính nội bộ Xác nhận dự án đã thỏa mãn những điều khoản và điều kiện của danh sách công việc Xác nhận rằng các tiêu chuẩn kết thúc đã được hoàn thành để đóng danh sách công việc Đóng tất cả danh sách công việc liên quan tới những dự án đã hoàn thành

39 Tóm tắt dự án – Mẫu Nội dung Tóm tắt Giới thiệu tổng quan
Kết quả dự án Tóm tắt đào tạo Lợi ích của dự án Chuyển sang hỗ trợ

40 Bài học thu được Định nghĩa…
Đội dự án kiểm điểm lại những gì đã làm tốt và những gì còn có thể cải thiện hơn Mục đích… Cung cấp nguồn thông tin đầy giá trị để cải tiến những dự án trong tương lai Quy trình… Gặp gỡ đội dự án Xác định các chiến lược góp phần cho thành công dự án, phát triển đội, kinh doanh tương lai Xác định các chiến lược tác động tiêu cực tới thành công dự án, phát triển đội, việc kinh doanh trong tương lai Mô tả các bước có thể tiến hành trong tương lai để thúc đẩy chiến lược tích cực và/hoặc giảm thiểu tác động của những chiến lược ít hiệu quả hơn Có sự đóng góp của mỗi thành viên và yêu cầu họ ký/ghi ngày tháng Chia sẻ cách làm việc và văn bản lưu trữ

41 Kết thúc hệ thống thực hành tốt nhất
Kế hoạch công việc hệ thống thực hành tốt nhất hậu dự án bao gồm: Thu thập tài liệu từ ghi chú, thay đổi và các công cụ quản lý vấn đề để xem lại Thu thập thực tế dự án và cấp độ dữ liệu tóm tắt Hoàn thành phiếu điều tra để có tài liệu đầu vào về hậu dự án Triển khai họp trực tiếp, mặt đối mặt trong khoảng thời gian 30 ngày kể từ khi dự án hoàn thành Cung cấp nội dung họp, phiếu điều tra và tài liệu cho những người tham gia không ít hơn 5 ngày trước buổi họp Tổ chức những cuộc họp nhỏ giữa các thành viên ngang hàng để khuyến khích sự vô tư Chỉ định người điều phối cuộc họp công bằng, ghi chép lại mọi sự kiện Ghi lại và chia sẻ hoạt động, khuyến nghị để cải tiến và biên bản cuộc họp với người tham gia, đội hỗ trợ, thực tiễn quản lý dự án và kho kiến thức

42 Mẫu đánh giá dự án Định nghĩa…
Một bản tổng quan hiệu suất cá nhân của mỗi thành viên đội với dự án tại một giai đoạn của dự án (thường là khi kết thúc) Mục đích… Đo lường mức độ đóng góp cá nhân tới thành công của dự án Sử dụng như 1 phần của tổng kết cuối năm Quy trình… Xem xét lại kết quả dự án và các hoạt động giao cho mỗi thành viên đội Ghi thành văn bản kết quả đạt được và cải tiến nào cần thiết Hoàn thành mẫu đánh giá công việc, sử dụng phương pháp SMART( SMART: cụ thể, đo được, thu được, thực dụng, đúng hạn) Chia sẻ với đội và Chủ nhiệm dự án Lưu lại trong hồ sơ cá nhân của thành viên đội dự án


Tải xuống ppt "Phần 3 Các giai đoạn quản lý dự án"

Các bản thuyết trình tương tự


Quảng cáo bởi Google