Thực hành 5S trong văn phòng Ngày 09 tháng 1 năm 2016 Phạm Thanh Luyến

Nội dung Đặc trưng môi trường làm việc văn phòng 5S: khái niệm, mục đích, nội dung cụ thể Kiểm tra, đánh giá chương trình 5S

Môi trường làm việc văn phòng

Các lãng phí điển hình trong môi trường văn phòng Chờ đợi Hoạt động/di chuyển thừa Chất lượng Làm quá yêu cầu chất lượng Lãng phí trong văn phòng Hiệu suất tư duy thấp Hoạt động/di chuyển: Tìm kiếm&di chuyển thừa do bố trí hồ sơ, đồ dùng, cơ sở dữ liệu không hợp lý; nhập lại dữ liệu; bước công việc thừa Chờ đợi: Thời gian chờ đợi thông tin, hồ sơ, tài liệu, quyết định; xử lý sự cố với trang thiết bị công nghệ thông tin,... Chất lượng: Thời gian, sử dụng đồ dùng, thiết bị,...cho việc xử lý các sai sót trong giải quyết công việc. Làm quá yêu cầu chất lượng: Chuẩn bị nhiều tài liệu hơn yêu cầu; nhiều bước kiểm duyệt hơn yêu cầu; làm quá kỹ với trình bày Hiệu suất tư duy thấp: Mất tập trung, khả năng tư duy thấp do môi trường tâm lý và sự tác động bởi môi trường quản lý,... Thiết bị gặp sự cố: Máy tính, mạng, mail, máy in, máy fax, photocopier bị lỗi; mất điện... Tồn kho/lưu trữ: Thu thập và lưu trữ nhiều tài liệu, hồ sơ, thông tin, email, đồ dùng hơn so với yêu cầu; lưu trữ hồ sơ quá lâu,... Làm quá yêu cầu số lượng: In & phân phát nhiều tài liệu & hồ sơ hơn yêu cầu; CC mails nhiều hơn so với yêu cầu,... Thiết bị gặp sự cố Làm quá yêu cầu số lượng Tồn kho/lưu trữ

Một số vấn đề chung về môi trường làm việc Nhân viên thiếu động lực? Hiện trường thiếu ngăn nắp, vệ sinh? Sai lỗi nhiều? Năng suất thấp? Tai nạn lao động? Cần một môi trường cho việc tăng năng suất, chất lượng và đảm bảo an toàn ! Cần một kỹ thuật quản lý nội vi tốt & cắt giảm chi phí ! 5S

5S: Khái niệm & Lịch sử 5S là phương pháp tạo ra khu vực làm việc sạch sẽ, gọn gàng khiến cho mọi lãng phí được phơi bày và mọi bất thường được nhìn thấy ngay lập tức. Đặc điểm của 5S văn phòng: Tham gia của 100% thành viên trong tổ chức Hoạt động tự nguyện, không nhận lương 05 phút trước hoặc sau giờ làm việc. 5S bắt nguồn với Henry Ford và CANDO Cleaning up Arranging Neatness Discipline Ongoing improvement

5S: Khái niệm & Lịch sử Phương pháp này được người Nhật phát triển trong những năm giữa thế kỷ 20 và đặt tên theo 5 chữ bắt đầu bằng “S” trong tiếng Nhật Phân loại (Sàng lọc) – Sorting out Sắp xếp - Storage Làm sạch (Sạch sẽ) - Shining Tiêu chuẩn hóa (Săn sóc) - Setting standards Duy trì (Sẵn sàng) – Sticking to the rules

Mục đích & ý nghĩa của 5S văn phòng Cải thiện tinh thần và môi trường làm việc, Nâng cao hiệu suất lao động, Phát hiện lãng phí, Có được sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức, Tuân thủ luật lệ là nền tảng của cải tiến, An toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp.

S1: Phân loại (Sàng lọc) LOẠI BỎ những thứ không cần thiết, là những thứ không tạo ra giá trị gia tăng, ra khỏi khu vực làm việc Khu vực làm việc thân thiện và tạo tinh thần tích cực Cải thiện dòng chảy công việc Tăng năng suất Môi trường làm việc an toàn hơn

S1: Phân loại - Các bước tiến hành Phân tích các quá trình thực hiện công việc Đánh giá và phân tích hiện trạng Gắn thẻ đỏ (red tag)/ Đưa vào folder lưu trữ riêng để xử lý Quyết định cách thức xử lý những thứ được gắn thẻ đỏ.

S1: 7 bước thực hành gắn thẻ đỏ Xác định khu vực cần gắn thẻ đỏ (lập kế hoạch cụ thể) Xác nhận các tiêu chí gắn thẻ đỏ (thống nhất và quán triệt tất cả mọi thành viên) Xác định sự hữu ích của đồ vật Xác định tần suất sử dụng Xác định số lượng cần thiết 3. Thiết kế, chế tạo thẻ đỏ 4. Thực hiện việc gắn thẻ đỏ / lưu trữ riêng Theo nhóm, tránh tranh cãi (Khu vực chung) Lập bảng ghi chép các vật bị gắn thẻ đỏ 5. Đánh giá các vật được gắn thẻ đỏ theo các tiêu chí đã thống nhất ở bước 2 6. Loại bỏ ngay lập tức những đồ vật, tài liệu, hồ sơ, dữ liệu được xác định thống nhất là không cần thiết ra khỏi khu vực làm việc, nhớ tuân thủ các yêu cầu pháp luật, cam kết khách hàng và bảo mật thông tin 7. Chuyển những đồ vật gắn thẻ đỏ còn lại về kho lưu trữ, về địa chỉ mới

S1: Phân loại tại từng khu vực Khu vực cá nhân: đồ dùng văn phòng cá nhân, trang thiết bị văn phòng cá nhân, hồ sơ, tài liệu ở phạm vi quản lý cá nhân Khu vực hồ sơ, tài liệu, dữ liệu chung: các tủ hồ sơ dùng chung, các tủ tài liệu / thư viện dùng chung… Khu vực hoạt động chung: máy in chung, máy photocopy, phòng họp, khu vực sảnh, hành lang, phòng trà, tường-trần, bảng tin và các đồ vật trang trí, tổng đài nội bộ, hệ thống thiết bị và dây mạng nội bộ, hệ thống tủ điện, dây điện, ổ cắm, công tắc, khu vực hút thuốc, vệ sinh, nhà xe … Khu vực kho lưu trữ: hồ sơ lưu lịch sử, văn phòng phẩm, công cụ và thiết bị, cơ sở dữ liệu backup…

S2: Sắp xếp Sắp xếp tối ưu các đồ vật cần thiết theo quy trình tác nghiệp để thao tác có hiệu quả cao nhất. Vị trí để đúng nhất của đồ vật này chỗ nào? “ Tìm vị trí đúng cho từng đồ vật và từng đồ vật phải ở đúng vị trí của nó” Dễ lấy, dễ trả lại vị trí đúng Dễ thấy, loại bỏ thời gian tìm kiếm Giảm thiểu tồn kho => giảm chi phí

S2: Sắp xếp - Các bước thực hiện Hiểu rõ tình trạng hiện tại – quy trình xử lý công việc Bao lâu một lần? Cần gì? Thời gian truy cập? Lấy từ đâu? Có chỗ để cho tất cả mọi thứ cần thiết Áp dụng quản lý trực quan Sắp xếp hồ sơ, tài liệu, đồ dùng vị trí phù hợp với quy trình xử lý công việc Kẻ vẽ các đường viền, một cách hợp lý Có địa chỉ cụ thể và ghi nhãn Quy tắc về ‘Khu vực hoạt động’ trong văn phòng: Zone 1: Trên mặt bàn làm việc, mọi công việc thao tác thường xuyên không phải di chuyển. Zone 2: Yêu cầu với, xoay ghế hoặc di chuyển ghế để tiếp cận với hồ sơ, tài liệu, thiết bị yêu cầu Zone 3: Vẫn tyrong khu vực làm việc cá nhân nhưng cần rời khỏi ghế, di chuyển để tiếp cận. Zone 4: Ngoài khu vực không gian cá nhân như máy in chung, tủ tài liệu, hồ sơ dùng chung Zone 5: Kho lưu trữ văn phòng Phương pháp sắp xếp đảm bảo dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại vị trí ban đầu, an toàn và bảo mật Dễ trả lại vị trí ban đầu Dễ thấy An toàn/ An ninh thông tin Dễ lấy

S2: Sắp xếp- Tầm quan trọng Môi trường lao động An toàn Chất lượng SẮP XẾP Ý thức Năng suất Trực quan Quản lý tồn kho Công việc tiêu chuẩn

S2: Sắp xếp-Ví dụ Tại vị trí bàn làm việc,mọi hồ sơ, tài liệu, đồ dùng, thiết bị đều trong phạm vi ‘1 tầm với’ Các folders, files, phần mềm/ứng dụng thường xuyên sử dụng để ở lớp ngoài với phạmvi ‘1 Click’ Đảm bảo tư thế an toàn,Không lãng phí thao tác và chờ đợi.

Sắp xếp- nguyên tắc 3F Fixed Location – Vị trí được quy định rõ: Đồ vật có vị trí để cụ thể, rõ ràng Fixed Items – Danh mục đồ vật cố định: có chỗ cho mọi thứ cần thiết, mỗi thứ đều ở đúng vị trí quy định Fixed Quantity – Số lượng quy định cụ thể: Chỉ có số lượng vừa đủ đáp ứng công việc tại thời điểm đó mới để trong khu vực làm việc

S3: Làm sạch Làm sạch với mục đích tìm và loại bỏ các nguyên nhân, nguồn gốc gây bẩn: Làm sạch thiết bị, đồ dùng văn phòng, các bề mặt nằm ngang,… Kiểm tra làm sạch hàng ngày Tìm và phát hiện nguồn gốc gây bẩn, loại bỏ nguồn gốc đó bằng kaizen ‘Làm sạch’ thư rác, file lỗi thời,… Tinh thần 5S: “Lau chùi” không phải chỉ để “sạch sẽ”; quan trọng hơn nó là sự “hòa quyện” máy và người, người và máy, giữa nhân viên với môi trường làm việc!

S3: Làm sạch – Nguyên tắc Nguyên tắc Làm sạch hằng ngày khu vực làm việc Nguyên tắc Kiểm tra hằng ngày – Đánh giá định kỳ Người bày, người dọn Ý nghĩa làm sạch: Nâng cao ý thức Nâng cao an ninh, an toàn và tinh thần Ngăn ngừa hỏng hóc của thiết bị và đồ dùng văn phòng, tiết kiệm chi phí Tổng vệ sinh định kỳ (cao, khó, gầm,…)

S3: Làm sạch - Các bước tiến hành Phục hồi như mới Tìm nguyên nhân, nguồn gốc gây bẩn Loại bỏ các nguyên nhân, nguồn gốc gây bẩn Giảm thiểu yêu cầu lau chùi nhưng vẫn tăng cường tìm, loại bỏ các nguyên nhân, nguồn gốc gây bẩn Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng khu vực Thiết lập chuẩn Giữ đúng thời lượng làm công tác lau chùi, làm sạch Luôn bắt đầu công tác lau chùi, làm sạch cùng một thời điểm Các bước tiến hành Điều kiện để tiến hành hiệu quả

S4: Tiêu chuẩn hóa Kết quả của việc thực hiện tốt 3 hoạt động: Phân loại, Sắp xếp và Làm sạch Nơi nào không có tiêu chuẩn thì nơi đó không thể cải tiến được Thói xấu của tự nhiên là luôn hướng đến sự tự do không khuôn khổ, Tiêu chuẩn hóa sẽ hướng mọi vật, mọi việc đến cái đẹp

S4: Tiêu chuẩn hóa - Mục đích Trực quan hóa những công việc phải làm Trực quan hóa thường dùng để chỉ ra thế nào là chuẩn mực Chuẩn mực, tiêu chuẩn có thể được cải tiến Chuẩn mực phải được trực quan hóa để được tuân thủ

S4: Tiêu chuẩn hóa – Ví dụ quản lý trực quan

S5: Duy trì (Sẵn sàng) Cam kết và tự giác duy trì bốn hoạt động Phân loại, Sắp xếp, Làm sạch, Tiêu chuẩn hóa Maintaining established procedures

5S và các chỉ số KPIs (Key performance indicators) S5: Duy trì - Biện pháp 5S và các chỉ số KPIs (Key performance indicators) Hiện trường hiện vật 5 phút hàng ngày Tham quan học tập Sẵn sàng đón khách

Kiểm tra & Đánh giá 5S QUẢN LÝ HÀNG NGÀY ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ Gắn với hoạt động hằng ngày của nhân viên và các cấp quản lý nhằm đảm bảo việc thực hiện các tiêu chuẩn về phân loại, sắp xếp và làm sạch đã được quy định. ĐÁNH GIÁ ĐỊNH KỲ Nhằm đánh giá mức độ hiệu quả của việc thiết lập chuẩn và quản lý hằng ngày với 5S, hướng đến cải tiến tiêu chuẩn và so sánh chuẩn đối sách (Bench marking) với thời gian. Lập tiêu chuẩn (Sơ đồ mặt bằng/ Công việc tiêu chuẩn/ Danh mục đồ vật, Trực quan hóa, Checklist kiểm tra) Lập danh mục kiểm tra Huấn luyện/đào tạo nhân viên Đánh giá định kỳ & Báo cáo Kiểm tra hằng ngày & củng cố Đối sách và khen thưởng

NỀN TẢNG CHO MỌI CẢI TIẾN! Mục đích hướng tới Không buồn phiền NỀN TẢNG CHO MỌI CẢI TIẾN! Không tai nạn Tinh thần Không lãng phí Không sai lỗi An toàn SORT: Clearly distingguish needed items from unneeded and eliminate the later STRAIGHTEN: Keep needed items in the correct place to allow for easy and immediate retrieval SHINE: Keep the workplace neat and clean STANDARDIZE: The method by which Sort, Straighten, Shine are made habitual OFFICE 5S Năng suất ĐỪNG CHỈ TẬP TRUNG VÀO SỰ “SẠCH SẼ & GỌN GÀNG”! Chất lượng

Đảm bảo nhận thức đúng về 5S Tiếp cận theo quản lý rủi ro nhằm loại bỏ các mối nguy về lãng phí & an toàn Quản lý rủi ro Các hành vi có ý thức được định hướng bởi sự lãnh đạo và cam kết mạnh mẽ, được củng cố bởi các biện pháp quản lý hiệu quả. Cần giải quyết các yếu tố kỹ thuật và quản lý. Cách sống & làm việc Sợ mà làm Thấm nhuần Không chỉ làm một lần 5S là điểm xuất phát chứ không phải là điểm cuối cùng Các nỗ lực kiên trì và nhất quán dựa trên một bố trí tốt về kế hoạch và cơ cấu Nỗ lực liên tục Cơ sở của tiêu chuẩn hóa như là điểm xuất phát của mọi nỗ lực quản lý chất lượng và cải tiến liên tục - Kaizen Cơ sở của mọi Công cụ chất lượng

Các yếu tố quan trọng của chương trình 5S . Kế hoạch rõ ràng và cụ thể Sự lãnh đạo & Cam kết Chương trình 5S Kế hoạch rõ ràng và cụ thể: Các tiếp cận thích hợp trên cơ sở hiểu biết sâu sắc về các điều kiện hiện tại. Các hạng mục công việc và mốc thời gian rõ ràng trên cơ sở kế hoạch kiểm soát hiệu quả Sự lãnh đạo & Cam kết Sự lãnh đạo rõ ràng, cam kết mạnh mẽ và cụ thể tại tất cả cấp quản lý. Đảm bảo sự “làm gương” và tham gia hiệu quả từ các nhận sự quản lý Đào tạo & Tuyên truyền thỏa đáng: Phân tích nhu cầu đào tạo thích hợp cho tất cả các đối tượng liên quan. Đào tạo hiệu quả với các nội dung thích ứng với từng nhóm đối tượng Củng cố một cách hiệu quả Các giải pháp củng cố kiên trì và nhất quán để biến 5S thsnhf một phần của văn hóa tổ chức Đào tạo & Tuyên truyền thỏa đáng . Củng cố một cách hiệu quả

Thực hành 5S trong văn phòng Thank you!