Hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến của Bộ GD&ĐT BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN Hướng dẫn sử dụng hệ thống họp trực tuyến của Bộ GD&ĐT

Nội dung tài liệu 1 2 3 IV 4 5 Tổng quan về phòng họp ảo Đăng nhập vào phòng họp ảo 2 3 Tham gia họp với vai trò báo cáo viên (Presenter) Data analysis IV Chuẩn bị thiết bị tại các điểm cầu 4 5 Chuẩn bị kỹ thuật tại các điểm cầu

Mô hình phòng họp ảo

I. Tổng quan phòng họp ảo Phòng họp ảo (web-conferencing) là công nghệ tổ chức họp, hội thảo trực tuyến qua mạng Internet. Mỗi cuộc họp ảo phải có địa chỉ phòng họp (Ví dụ: http://hop.moet.edu.vn/hoithao) Có 3 đối tượng tham dự họp: Chủ toạ (Host): là người có toàn quyền điều khiển cuộc họp Presenters: là người có quyền được trình bày, phát biểu Participants: là người chỉ có thể theo dõi nội dung cuộc họp (nghe, nhìn, chatting) Chủ toạ phải có tài khoản truy cập và được Cục CNTT cấp phát quyền. Người tham dự khác có thể đăng nhập bằng tài khoản, có thể đăng nhập trực tiếp mà không cần tài khoản (do Chủ toạ qui định).

II. Đăng nhập vào phòng họp ảo Gõ địa chỉ web: http://hop.moet.edu.net.vn/hoithao Nếu có tài khoản: Nếu không có tài khoản:

Giao diện phòng họp ảo Bật tắt hình ảnh: Camera/Webcam Danh sách thành viên tham gia họp Share: Màn hình cho phép chia sẻ file powerpoint…./ Chia sẻ màn hình/ Chia sẻ màn hình máy tính cá nhân Cửa sô chat/ Thảo luận

Các chức năng (pods) của phòng họp Attendee List: hiển thị danh sách thành viên họp Share: để chia sẻ tài nguyên hiển trị trên màn hình họp gồm: White board: bảng trắng để trao đổi Computer screen: màn hình máy tính Select from My Computer: file từ máy tính Camera and Voice: thoại hình và tiếng Note: bảng ghi thông báo chung Chat: để nhắn tin với các thành viên Căn cứ vào nội dung cuộc họp mà Chủ toạ có quyền điều khiển việc sử dụng các pods cho hợp lý

III. Tham gia họp với vài trò một báo cáo viên Presenter Trình bày qua micro (Audio) Trình bày qua hình ảnh (Video) Trình bày bằng slide (Share \ Documents) Sử dụng bảng trắng (Whiteboard) Sử dụng chức năng chatting Sử dụng Note để đưa ra thông báo chung tới toàn thể người dự họp

1. Trình bày qua micro (Audio) Máy tính phải có micro và phải thiết lập micro như sau: menu Meeting \ Manage My Setting \ Audio Setup Wizard và thực hiện các bước chọn loa; micro sử dụng cho phòng họp. Step (2-3/4): Bước 2: Chọn Micro: từ danh sách các thiết bị micro trong máy tính, ta chọn từng micro rồi test xem mic đó có sử dụng được hay không bằng cách chọn micro đó rồi tiếp tục ấn Next. Tiếp theo chọn nút Record để xem Mic có chạy không, nếu mic chạy và sử dụng được thì sẽ có đường màu xanh chạy dọc ngang, tiếp tục ấn Next/Finish để kết thúc tiến trình cài đặt âm thanh. Step ¼: Bước 1: Kích vào nút Play Sound để xem loa đã kêu chưa, nếu loa đã kêu thì tín hiệu có màu xanh chạy dọc ngang như trên. Kích chuột chọn Next để tiếp tục tiến trình cài đặt.

Trình bày qua micro (Audio) 2. Phía trên thanh Menu bar có biểu tượng cho phép kết nối: bật hoặc tắt micro: a. Trạng thái bật micro (nút nổi màu xanh): b. Trạng thái tắt micro (nút nổi xanh/chéo): c. Trạng thái ngắt kết nối micro: d. Tăng/giảm độ nhạy mic: Kích chuột chọn biểu tượng tam giác ngược cạnh micro/ chọn Adjust Microphone Volume…Độ nhạy của Mic nên để từ 25-50. Chú ý: Chỉ bật micro “a” khi phát biểu để đảm bảo âm thanh không bị vọng (echo), bị nhiễu, mất trật tự. Tắt mic chọn “b”.

2. Trình bày qua hình ảnh (Video) Để có thể trình bày qua hình ảnh, máy tính phải có webcam hoăc camera và thực hiện bước thiết lập camera như sau: Trên thanh menu bar chọn: Hoặc: Trên cửa sổ Video: B1: Bật camera kích chọn Start My Webcam B2: Chọn Start Sharing để phát hình Chú ý: Để tinh chỉnh độ sắc nét hay chọn camera khác (trường hợp có từ 2 camera trở lên thì ta thực hiện như sau. Trên góc phải cửa sổ video như hình vòng tròn xanh trên: Select Camera: Chọn tín hiệu hình ảnh Camera khi có nhiều tín hiệu đầu vào. Starts Sharing: Bật tín hiệu chia sẻ hình ảnh camera đến các điểm cầu. Stop My Webcam: Tắt tín hiệu hìn hảnh….  

3. Trình chiếu slide Powerpoint… Để có thể báo cáo bằng file Powerpoint, phải nạp file báo cáo powerpoint lên phòng họp. Các bước chọn file powerpoint để nạp lên như sau: Trên cửa sổ “Share” Ngoài powerpoint, báo cáo viên có thể đưa nội dung các file khác lên trình bày như: ảnh, video, word, … Chia sẻ màn hình máy tính của mình: Chọn “Share My Screen; Sử dụng bảng trắng “Share Whiteboard” vẽ… (1) (3) (2)

4. Sử dụng Chatting (Thảo luận) Hộp Chat để nhắn tin với các thành viên tham dự hội nghị Start Chat with: Thảo luận với tất cả mọi người hoặc nhóm hoặc người cụ thể… Text Size: Cỡ chữ; My Chat Color: Màu chữ

IV. Chuẩn bị kỹ thuật(tại các điểm cầu) 1. Thiết bị phần cứng STT Tối thiểu Nếu có điều kiện 1 Internet: ADSL Cáp quang 2 Ghi hình: webcam Camera (EVI D70 Sony…) 3 Màn chiếu: Màn hình máy tính hoặc Projector Màn plasma cỡ lớn 4 Laptop/PC 5 Amply/Loa/Micro… 2. Phần mềm a. Cài đặt Adobe Flash Player: https://get.adobe.com/flashplayer/ để hỗ trợ thêm cho trình duyệt Web (Chrome/Firefox...). Sau khi đăng nhập vào phòng họp được thì cài đặt thêm: Install Adobe Connect Add-in (Góc phải màn hình, chọn Help). b. Cài đặt: Adobe Connect meeting application: Trong trường hợp ta không dùng qua trình duyệt web: http://www.adobe.com/go/Connectsetup